Biura w układzie otwartym przez lata były synonimem nowoczesnego środowiska pracy, łączącego zespoły i skracającego dystans pomiędzy ludźmi. Choć takie przestrzenie ułatwiają wymianę informacji, niosą także wyzwania: nadmiar bodźców, trudności z koncentracją czy ograniczone poczucie prywatności. Projektowanie biur open space wymaga zatem nie tylko decyzji ekonomicznych, lecz także rozważenia sposobu, w jaki przestrzeń wpływa na codzienny rytm obowiązków. Właściwie ukształtowane wnętrze powinno równoważyć trzy wymiary: możliwość swobodnej komunikacji, warunki do skupienia oraz obszary, które pozwalają na regenerację. Dopiero wtedy otwarta przestrzeń przestaje być jedynie „farmą biurek”, a staje się środowiskiem sprzyjającym pracy indywidualnej i zespołowej.
Projektowanie biur open space – dlaczego to wyzwanie?
Otwarte biura od lat uznaje się za rozwiązanie ekonomiczne i sprzyjające współpracy. W jednej przestrzeni można zgromadzić większą liczbę osób, co obniża koszty utrzymania budynku i pozwala na sprawny przepływ informacji. W praktyce jednak takie środowisko nie zawsze spełnia oczekiwania pracowników. Badania prowadzone wśród osób zatrudnionych w strukturach open space wskazują, że najbardziej dokuczliwe czynniki to hałas, poczucie ciągłej obserwacji oraz trudności w skupieniu uwagi. Zdarza się, że drobne spory dotyczące temperatury, oświetlenia czy aranżacji wspólnych stref przeradzają się w źródło frustracji i obniżają zaufanie pomiędzy zespołem a kadrą kierowniczą.
Właśnie dlatego projektowanie biur typu open space nie może ograniczać się do ustawienia biurek i krzeseł w jednej sali. Istotne jest zaprojektowanie układu uwzględniającego różne formy aktywności zawodowej – od indywidualnych zadań wymagających ciszy, poprzez spontaniczne konsultacje, aż po chwile odpoczynku. Można mówić o trzech filarach będących fundamentami udanego projektu: komunikacji, koncentracji oraz regeneracji. Dopiero ich połączenie pozwala stworzyć środowisko, które wspiera zespół, zamiast go przytłaczać.