Biura w układzie otwartym przez lata były synonimem nowoczesnego środowiska pracy, łączącego zespoły i skracającego dystans pomiędzy ludźmi. Choć takie przestrzenie ułatwiają wymianę informacji, niosą także wyzwania: nadmiar bodźców, trudności z koncentracją czy ograniczone poczucie prywatności. Projektowanie biur open space wymaga zatem nie tylko decyzji ekonomicznych, lecz także rozważenia sposobu, w jaki przestrzeń wpływa na codzienny rytm obowiązków. Właściwie ukształtowane wnętrze powinno równoważyć trzy wymiary: możliwość swobodnej komunikacji, warunki do skupienia oraz obszary, które pozwalają na regenerację. Dopiero wtedy otwarta przestrzeń przestaje być jedynie „farmą biurek”, a staje się środowiskiem sprzyjającym pracy indywidualnej i zespołowej.
Projektowanie biur open space – dlaczego to wyzwanie?
Otwarte biura od lat uznaje się za rozwiązanie ekonomiczne i sprzyjające współpracy. W jednej przestrzeni można zgromadzić większą liczbę osób, co obniża koszty utrzymania budynku i pozwala na sprawny przepływ informacji. W praktyce jednak takie środowisko nie zawsze spełnia oczekiwania pracowników. Badania prowadzone wśród osób zatrudnionych w strukturach open space wskazują, że najbardziej dokuczliwe czynniki to hałas, poczucie ciągłej obserwacji oraz trudności w skupieniu uwagi. Zdarza się, że drobne spory dotyczące temperatury, oświetlenia czy aranżacji wspólnych stref przeradzają się w źródło frustracji i obniżają zaufanie pomiędzy zespołem a kadrą kierowniczą.
Właśnie dlatego projektowanie biur typu open space nie może ograniczać się do ustawienia biurek i krzeseł w jednej sali. Istotne jest zaprojektowanie układu uwzględniającego różne formy aktywności zawodowej – od indywidualnych zadań wymagających ciszy, poprzez spontaniczne konsultacje, aż po chwile odpoczynku. Można mówić o trzech filarach będących fundamentami udanego projektu: komunikacji, koncentracji oraz regeneracji. Dopiero ich połączenie pozwala stworzyć środowisko, które wspiera zespół, zamiast go przytłaczać.
Ergonomia jako podstawa projektowania biur
W open space jednym z fundamentów jest wyposażenie zapewniające pracownikom wygodę w trakcie wielu godzin spędzanych przy stanowisku. Ergonomia przestaje być dodatkiem – staje się punktem wyjścia. Biurka powinny umożliwiać zmianę pozycji z siedzącej na stojącą, co wspiera krążenie i ogranicza napięcie mięśniowe. Z kolei modele wyposażone w przegrody akustyczne redukują ilość bodźców z otoczenia i pozwalają na większe skupienie.
Równie ważne są krzesła. Konstrukcje z możliwością regulacji oparcia, podłokietników i wysokości siedziska pomagają dopasować mebel do sylwetki, a mechanizmy wspierające naturalny ruch ciała sprawiają, że praca przy komputerze staje się mniej obciążająca. Właściwie dobrane krzesło nie tylko chroni przed dolegliwościami bólowymi, lecz także sprzyja wydajności, ponieważ eliminuje dyskomfort odciągający uwagę od obowiązków.
Projektowanie biur w układzie otwartym musi więc obejmować nie tylko układ przestrzeni, ale także detale związane z codziennym funkcjonowaniem człowieka. Biuro zaplanowane bez dbałości o ergonomię szybko ujawnia swoje mankamenty – w postaci spadku energii, rosnącej absencji i obniżonej efektywności całych zespołów.
Elastyczność i modułowość w aranżacji open space
Otwarte biura z natury są środowiskiem dynamicznym – zespoły zmieniają liczebność, projekty ewoluują, a układ pomieszczeń musi nadążać za rytmem pracy. Dlatego projektowanie biur w tym modelu opiera się na elastyczności. Zamiast sztywno zakorzenionych rozwiązań coraz częściej stosuje się elementy mobilne i modułowe. Biurka na kółkach, lekkie regały czy przesuwne ścianki pozwalają szybko przearanżować przestrzeń, tworząc układ dopasowany do aktualnych potrzeb.
Szczególne znaczenie ma sposób grupowania stanowisk. Dawne szeregi biurek ustawionych w długie rzędy ustępują miejsca mniejszym zespołom roboczym. Tzw. klastrowanie, czyli łączenie dwóch do czterech biurek, sprzyja komunikacji w obrębie działu lub projektu, a jednocześnie ogranicza wrażenie przytłoczenia. Tam, gdzie praca nie wymaga stałej obecności w biurze, dobrze sprawdza się z kolei system hot-deskingu. Niezarezerwowane na stałe stanowiska mogą być zajmowane przez osoby pracujące hybrydowo lub spędzające w biurze tylko część tygodnia.
Elastyczne planowanie przestrzeni to także sposób na długowieczność projektu. Zamiast inwestować w kosztowne przebudowy, można swobodnie modyfikować układ pomieszczenia, reagując na zmieniające się wymagania organizacji. Biuro staje się dzięki temu środowiskiem, które nie tylko odpowiada na potrzeby bieżące, lecz także łatwo dopasowuje się do przyszłych scenariuszy.
Strefy funkcjonalne – podział przestrzeni w biurze open space
Projektowanie biur w układzie open space wymaga stworzenia miejsc, które odpowiadają na zróżnicowane potrzeby użytkowników. Zamiast jednej, jednorodnej sali, stosuje się podział na strefy, dzięki czemu pracownicy mogą swobodnie wybierać przestrzeń zgodną z rodzajem wykonywanego zadania.
- Strefa pracy indywidualnej – obejmuje stanowiska sprzyjające skupieniu, wyposażone w biurka z przegrodami, fotele o podwyższonych oparciach czy panele akustyczne. To przestrzeń pozwalająca odizolować się od hałasu i bodźców wizualnych.
- Strefa spotkań nieformalnych – miejsca do krótkich rozmów, wymiany pomysłów i szybkich konsultacji. Często urządza się je w formie stolików kawowych, niskich sof czy puf, które zachęcają do spontanicznych interakcji.
- Strefa wspólnotowa – układana wokół dużych stołów, sprzyja budowaniu więzi społecznych i integracji. Tutaj odbywają się wspólne posiłki, rozmowy czy firmowe wydarzenia.
- Strefa relaksu – przestrzeń odcięta od intensywnego rytmu biura. Może obejmować miękkie siedziska, leżanki, huśtawki lub elementy zachęcające do zmiany pozycji ciała. Jej rolą jest umożliwienie krótkiej regeneracji w ciągu dnia.
Podział na strefy nie tylko porządkuje przestrzeń, ale także wpływa na sposób korzystania z niej. Biuro otwarte przestaje być miejscem, w którym każdy element konkuruje o uwagę, a zaczyna przypominać mozaikę, w której każda część ma swoje znaczenie i cel.
Akustyka i prywatność w projektowaniu biur open space
Hałas to jedna z najczęściej wymienianych barier w otwartych biurach. Dźwięki rozmów, dzwoniące telefony czy szum urządzeń elektronicznych szybko kumulują się i utrudniają koncentrację. Projektowanie biur open space musi więc przewidywać rozwiązania, które ograniczą nadmiar bodźców akustycznych i przywrócą poczucie prywatności.
Najprostszą metodą jest wykorzystanie materiałów pochłaniających dźwięk. Wykładziny na podłodze, tapicerowane ścianki działowe czy panele sufitowe zmniejszają pogłos i tłumią fale dźwiękowe. W przestrzeni można także zastosować meble o konstrukcji tworzącej półzamknięte enklawy – fotele o wysokich bokach czy moduły obudowane panelami.
Coraz częściej stosuje się mobilne ścianki i kubiki, które w razie potrzeby oddzielają fragment biura, zapewniając użytkownikom więcej spokoju. Tam, gdzie konieczna jest całkowita izolacja, dobrym rozwiązaniem są kabiny akustyczne – przeznaczone do rozmów telefonicznych, spotkań w małych grupach albo indywidualnej pracy wymagającej ciszy. Dzięki nim można stworzyć wrażenie osobnego pomieszczenia bez rezygnacji z otwartego charakteru biura.
Prywatność w open space to nie luksus, lecz element wpływający na komfort psychiczny i jakość wykonywanych zadań. Odpowiednie rozwiązania akustyczne pozwalają nie tylko na zmniejszenie hałasu, ale także na budowanie atmosfery sprzyjającej skupieniu i zaufaniu wewnątrz zespołu.
Oświetlenie i przestrzeń zgodna z BHP
Światło w biurze ma bezpośredni wpływ na wydajność oraz samopoczucie pracowników. Naturalne oświetlenie wspiera rytm dobowy, zmniejsza zmęczenie wzroku i poprawia nastrój. Projektowanie biur typu open space powinno więc dążyć do maksymalnego wykorzystania dostępu do okien. Stanowiska robocze należy ustawiać w taki sposób, aby uniknąć refleksów na monitorach i jednocześnie zapewnić równomierne doświetlenie przestrzeni.
Tam, gdzie dostęp do światła dziennego jest ograniczony, stosuje się systemy oświetlenia sztucznego o neutralnej barwie. Lampy LED z możliwością regulacji natężenia i koloru światła pozwalają dopasować warunki do rodzaju wykonywanych zadań oraz pory dnia. Dzięki temu można ograniczyć efekt senności w godzinach popołudniowych i stworzyć bardziej sprzyjające środowisko pracy.
Projektowanie biur wymaga także uwzględnienia wymogów BHP. Przepisy określają minimalną przestrzeń przypadającą na jednego pracownika – 13 metrów sześciennych oraz co najmniej 2 metry kwadratowe wolnej powierzchni podłogi na stanowisko. Równie istotne są ciągi komunikacyjne, których szerokość powinna być dostosowana do natężenia ruchu – od 120 cm przy rzadkim, do 200 cm przy stałym ruchu dwukierunkowym. W przypadku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich zaleca się korytarze o szerokości minimum 2 metrów.
Zachowanie tych zasad nie tylko odpowiada wymogom prawa, lecz także realnie wpływa na bezpieczeństwo i swobodę poruszania się w biurze. Oświetlenie i przestrzeń zaplanowana zgodnie z regulacjami stanowią fundament otwartego środowiska pracy, w którym codzienne obowiązki można wykonywać w bardziej komfortowych warunkach.
Zieleń i punkty regeneracji energii
Otwarte biuro, w którym dominuje rytm pracy zespołowej, potrzebuje miejsc pozwalających na chwilowe oderwanie się od obowiązków. W projektowaniu biur coraz większe znaczenie mają strefy regeneracji, które pełnią rolę przeciwwagi dla intensywnego środowiska open space. Rozmieszczone w różnych częściach pomieszczenia punkty odpoczynku – kąciki kawowe, strefy z miękkimi siedziskami czy miejsca z książkami – sprzyjają odnowie sił i przełamują monotonię codziennego rytmu. Im większe biuro, tym większa liczba takich obszarów jest potrzebna.
Nie mniej istotna pozostaje obecność roślin. Zieleń wprowadza element natury, który wpływa zarówno na samopoczucie, jak i na sprawność poznawczą. Badania wskazują, że otoczenie żywych roślin podnosi poziom kreatywności, zmniejsza liczbę błędów i poprawia koncentrację. Rośliny regulują wilgotność powietrza, pochłaniają dwutlenek węgla i ograniczają ilość pyłów generowanych przez sprzęt elektroniczny. Umieszczone w pobliżu monitorów dają oczom chwilę wytchnienia, a w większych grupach pełnią funkcję naturalnych barier akustycznych.
Wprowadzenie zieleni i punktów wypoczynku sprawia, że open space staje się środowiskiem mniej monotonnym i bardziej przyjaznym w odbiorze. To nie tylko dekoracja, ale realne wsparcie dla zdrowia i efektywności osób spędzających wiele godzin w pracy.
Nowoczesne rozwiązania w projektowaniu biur open space
Współczesne podejście do projektowania otwartych biur odchodzi od jednolitego układu „rzędów biurek” na rzecz rozwiązań, które lepiej odpowiadają na potrzeby użytkowników. Stosuje się systemy mebli modułowych, które można dowolnie zestawiać i rozdzielać, tworząc strefy pracy indywidualnej, miejsca spotkań czy punkty regeneracji. Elastyczność takich rozwiązań sprawia, że biuro można szybko przearanżować bez kosztownych przebudów.
Coraz większą popularność zyskują również ścianki akustyczne o lekkiej konstrukcji, które pozwalają wyodrębnić fragmenty przestrzeni, nie zaburzając przy tym jej otwartego charakteru. Dzięki nim stanowiska pracy zyskują większy stopień prywatności, a poziom hałasu ulega redukcji. W projektach stosuje się także tzw. kubiki modułowe – niewielkie, mobilne struktury tworzące mini-strefy relaksu lub skupienia w ramach większego pomieszczenia.
Rozwiązaniem wspierającym skupienie są także kabiny akustyczne. Mogą pełnić rolę jednoosobowych miejsc do rozmów telefonicznych, przestrzeni do pracy w ciszy lub pomieszczeń dla małych zespołów, które wymagają odosobnienia. Transparentne ściany sprawiają, że kabina nie izoluje wizualnie od reszty biura, a jednocześnie daje pewność prywatności i redukcję hałasu.
Nowoczesne open space to również wykorzystanie oświetlenia dopasowanego do rytmu pracy, materiałów poprawiających akustykę oraz zieleni wkomponowanej w układ wnętrza. Dzięki tym elementom przestrzeń staje się bardziej zrównoważona, łącząc zalety otwartego planu z komfortem zbliżonym do tradycyjnych biur zamkniętych.
Open space jako inwestycja w przyszłość pracy
Otwarta przestrzeń biurowa, choć często kojarzona z kompromisem pomiędzy wygodą a kosztami, coraz częściej staje się polem eksperymentów z nowymi formami organizacji środowiska pracy. Projektowanie biur tego typu nie ogranicza się już do prostego układu stanowisk, lecz obejmuje tworzenie elastycznych struktur, które mogą rosnąć i zmieniać się wraz z rozwojem firmy. Wprowadzenie stref ciszy, punktów regeneracji i zieleni nie jest więc jedynie odpowiedzią na chwilowe problemy, ale próbą kształtowania biura, które potrafi adaptować się do zmieniających się oczekiwań pracowników. W takim ujęciu open space przestaje być jedynie rozwiązaniem organizacyjnym – staje się narzędziem budowania odporności i innowacyjności zespołów w dłuższej perspektywie.
